Pour lire la première partie de l’article : L’état des lieux : plus qu’une formalité, une nécessité – Gestion iParc
Plus un état des lieux est clair, détaillé et documenté dès le début du bail, moins le bénéfice du doute risque de nuire injustement à l’une des parties.
Dans la première partie de cet article, j’expliquais pourquoi l’état des lieux d’un logement est devenu, selon moi, beaucoup plus qu’une simple formalité administrative. Après 25 ans en gestion immobilière, j’ai vu les pratiques évoluer, les outils se moderniser et les comportements changer. Cette expérience m’a surtout appris qu’en matière de dommages locatifs, de propreté du logement et d’usure normale, la mémoire et la bonne foi ne suffisent pas toujours. Lorsqu’un désaccord survient plusieurs mois ou plusieurs années après l’arrivée d’un locataire, chacun peut avoir un souvenir différent de l’état initial du logement. Une marque sur un plancher était- elle déjà présente? Une porte était-elle endommagée? Le comptoir comportait il déjà une brûlure? Les murs avaient-ils été fraîchement repeints?
Sans documentation précise, ces questions deviennent difficiles à trancher. C’est pourquoi notre façon de réaliser les états des lieux a évolué. Grâce aux outils numériques maintenant intégrés aux logiciels de gestion immobilière, nous pouvons constituer un dossier beaucoup plus détaillé, mieux organisé et plus équitable pour les deux parties.
Notre ancienne méthode d’inspection du logement
Pendant plusieurs années, à l’arrivée d’un nouveau locataire, nous lui transmettions un courriel lui demandant d’inspecter soigneusement son logement.
Le locataire était invité à nous retourner ce courriel avec ses propres annotations, ses commentaires sur l’état du logement et des photographies montrant les anomalies ou les défectuosités constatées.
Cette démarche avait un objectif clair : lui permettre de signaler tout dommage déjà présent afin de ne pas en être tenu responsable lors de son départ. Lorsqu’une observation nous semblait imprécise, qu’un élément nécessitait une vérification ou que nous n’étions pas du même avis, nous nous déplacions pour constater la situation sur place et en discuter avec le locataire.
Cette méthode reposait sur la collaboration et la bonne foi. Elle offrait au nouveau locataire la possibilité de documenter ce qu’il découvrait dans son logement au moment de son emménagement. Toutefois, avec les années, nous avons dû en reconnaître les limites.
Pourquoi demander au locataire de documenter lui-même son logement ne suffisait pas
Certains locataires réalisaient une inspection très détaillée et nous transmettaient rapidement des photographies pertinentes. D’autres ne répondaient que partiellement au courriel, envoyaient
quelques images sans commentaires précis ou ne nous retournaient tout simplement rien.
Nous indiquions pourtant qu’en l’absence de réponse, le locataire serait réputé avoir reçu son logement en bon état. Cette mention pouvait sembler rassurante sur papier. En pratique, elle ne remplaçait pas un véritable constat.
Lorsqu’un dossier se retrouve devant le Tribunal administratif du logement, il ne suffit pas toujours de soutenir que le locataire n’avait signalé aucune anomalie à son arrivée. Une présomption écrite dans un courriel ou un document interne n’a pas nécessairement la même force qu’un état des lieux détaillé comprenant des photographies, des observations précises et la validation des parties. Le Code civil du Québec prévoit qu’à la fin du bail, le locataire doit remettre le logement dans l’état où il l’a reçu, sauf pour les changements résultant de la vétusté, de l’usure normale ou d’une force majeure. Il précise aussi que l’état du logement peut être constaté au moyen d’une description ou de photographies réalisées par les parties. En l’absence de constat, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état.
Toutefois, entre l’existence d’une présomption légale et l’obtention d’un jugement favorable, il peut y avoir une différence importante. Après 25 ans de gestion immobilière, je préfère ne pas construire un recours sur l’espoir qu’une présomption suffira. Je préfère pouvoir présenter des faits concrets : des photographies, des dates, des commentaires précis, un document complet et, idéalement, la signature du locataire.
Faire évoluer nos pratiques en gestion immobilière
Les limites de notre ancienne méthode nous ont amenés à revoir notre processus. Nous avons compris qu’il ne suffisait plus d’offrir au locataire la possibilité de documenter lui-même son logement. Nous devions prendre une part plus active dans la création de l’état des lieux et nous assurer que le document soit réellement produit, conservé et rattaché au bon dossier.
Notre intention n’est pas de retirer au locataire son droit de formuler ses propres observations. Au contraire, sa participation demeure essentielle.
La différence est que nous ne dépendons plus uniquement de son initiative.
Nous cherchons maintenant à réaliser nous-mêmes l’inspection du logement, idéalement en sa présence, afin que les observations puissent être discutées et validées dès le début du bail.
Cette approche demande davantage de temps au moment de l’emménagement, mais elle peut éviter beaucoup de confusion et de frustration au moment du départ.
Un état des lieux numérique réalisé avec Plexflow
Chez Gestion IParc, nous utilisons la plateforme externe de gestion immobilière Plexflow. Il ne s’agit pas d’un logiciel développé par notre entreprise, mais d’un outil que nous utilisons pour centraliser différentes activités liées à la gestion de nos immeubles et de nos dossiers locatifs. La plateforme a récemment lancé une fonctionnalité qui nous permet de construire nos états des lieux de façon structurée, en y intégrant directement nos observations, nos commentaires et les photographies prises lors de l’inspection.
Nous avons commencé à roder ce nouvel outil au mois d’août 2026 et à l’intégrer progressivement à notre méthode de travail. Concrètement, l’état des lieux peut être joint aux documents associés au bail et au dossier du locataire. Nous disposons ainsi d’une référence centralisée, plutôt que de devoir retrouver plusieurs années plus tard un courriel, des photographies enregistrées séparément et des notes prises dans différents dossiers.
Cette centralisation représente une amélioration importante pour notre travail de gestionnaire immobilier.
Réaliser l’état des lieux avec le locataire
Nous nous efforçons de réaliser l’état des lieux en présence du locataire lors de la prise de possession du logement.
Cette rencontre permet de parcourir les différentes pièces, de constater les anomalies ensemble et de répondre immédiatement aux questions. Le locataire peut ajouter ses propres commentaires, attirer notre attention sur un détail et demander qu’une observation soit précisée.
La signature du document confirme ensuite que l’état constaté a été présenté aux parties. Il arrive toutefois que les horaires de déménagement, les contraintes professionnelles ou la succession très rapide des départs et des arrivées rendent la rencontre impossible le jour même.
Dans ce cas, nous cherchons à effectuer l’inspection dans les 48 heures suivant la prise de possession du logement. Ce délai nous paraît suffisamment court pour que le constat représente encore fidèlement l’état des lieux au moment de l’arrivée, tout en tenant compte des réalités concrètes d’un déménagement.
Plus le constat est détaillé, moins le bénéfice du doute peut nuire
L’un des principaux avantages d’un état des lieux détaillé est de réduire la place laissée aux interprétations.
Plusieurs années peuvent s’écouler entre l’arrivée et le départ d’un locataire. Durant cette période, les souvenirs s’effacent et les personnes responsables de la gestion peuvent changer. Il devient alors difficile de se rappeler si une marque était déjà visible, si un équipement fonctionnait correctement ou si une réparation avait été réalisée au début du bail.
Plus le constat initial est clair et précis, moins le bénéfice du doute risque de nuire injustement à l’une des parties. Un état des lieux bien réalisé protège le propriétaire lorsqu’un dommage est apparu pendant l’occupation du logement et dépasse l’usure normale. Il protège tout autant le locataire lorsqu’une détérioration était déjà présente à son arrivée.
L’objectif n’est donc pas de favoriser le propriétaire au détriment du locataire. Il est de permettre à chacun de s’appuyer sur la même information.
En gestion immobilière, la confiance demeure essentielle. Mais lorsqu’elle est soutenue par une documentation complète, elle devient beaucoup plus solide.
Ce que nous documentons dans un état des lieux
Une photographie générale de chaque pièce est utile, mais elle ne suffit pas toujours. Pour qu’un état des lieux puisse véritablement servir de référence, il doit également montrer les détails.
Selon les caractéristiques du logement, nous cherchons notamment à documenter :
- l’état des murs, des plafonds et de la peinture
- les planchers, les plinthes et les seuils
- les portes, les poignées et les serrures
- les fenêtres, les moustiquaires et les stores fournis
- les armoires et les comptoirs de cuisine
- l’intérieur et l’extérieur des électroménagers appartenant au locateur
- les lavabos, la baignoire, la douche, la toilette et la robinetterie
- les luminaires, les prises visibles et les interrupteurs
- les détecteurs de fumée et les autres équipements fournis
- les dommages, marques, fissures ou défectuosités déjà présents
Les commentaires doivent également être suffisamment précis. Écrire « comptoir abîmé » laisse beaucoup de place à l’interprétation. Il est préférable de préciser, par exemple : « Brûlure circulaire d’environ quatre centimètres sur le comptoir, à droite de l’évier », puis de joindre une photographie rapprochée et une vue plus générale permettant de situer le dommage.
Un outil de prévention, et non un dossier construit contre le locataire
Je tiens à insister sur ce point : notre objectif n’est pas d’accumuler des preuves contre les locataires.
Un état des lieux complet ne doit pas être perçu comme un geste hostile ou comme un signe de méfiance. Il s’agit plutôt d’un outil de transparence.
Dès le début du bail, les parties disposent d’un portrait commun du logement. Elles savent ce qui était propre, ce qui était fonctionnel, ce qui présentait déjà une marque d’usure et ce qui devait
éventuellement être réparé. Cette clarté peut prévenir les conflits bien avant qu’un recours ne soit envisagé.
Elle peut aussi permettre au locataire de signaler rapidement un problème nécessitant une intervention, plutôt que d’attendre que la situation s’aggrave.
Un nouvel outil dont l’efficacité devra être évaluée avec le temps
Nous devons néanmoins demeurer honnêtes : cette méthode est nouvelle pour nous. Les premiers états des lieux réalisés au moyen de cette nouvelle fonctionnalité concernent
notamment les locataires arrivés au mois d’août 2026.
Nous ne pourrons donc en mesurer pleinement l’efficacité qu’au moment où ces locataires quitteront leur logement.
C’est à ce moment que nous pourrons comparer l’état initial et l’état final, évaluer la qualité de la documentation recueillie et vérifier dans quelle mesure celle-ci facilite les discussions, les ententes ou, lorsque cela devient nécessaire, la présentation d’une réclamation.
Nous ne présentons donc pas cet outil comme une solution magique . Nous avons simplement fait évoluer notre pratique à partir des limites observées pendant de nombreuses années.
Notre ancienne méthode dépendait trop souvent de la réponse du locataire. La nouvelle nous permet de prendre l’initiative, de structurer les observations et de conserver l’information dans un dossier centralisé.
Il s’agit d’une amélioration prometteuse, que seule l’expérience permettra de valider complètement.
L’état des lieux de sortie : la prochaine étape essentielle
Un excellent état des lieux d’entrée ne sera réellement utile que s’il peut être comparé à un constat de sortie tout aussi sérieux.
L’inspection réalisée au départ devra documenter l’état du logement au moment de la remise des clés, idéalement en présence du locataire.
La comparaison permettra alors de distinguer plus clairement :
- les dommages déjà présents à l’arrivée
- les changements attribuables à l’usure normale
- les travaux relevant de l’entretien normal de l’immeuble
- les détériorations qui pourraient être imputables au locataire
- les meubles, déchets ou objets abandonnés
- les travaux de nettoyage ou de réparation devenus nécessaires
Il sera également important d’agir rapidement.
Une fois le locataire parti, il peut être plus difficile de le joindre, d’obtenir sa nouvelle adresse ou de lui faire signifier une éventuelle procédure. Le constat de sortie ne devrait donc pas être repoussé plusieurs semaines après la fin du bail.
Cette question fera l’objet de la prochaine partie de cette série : comment réaliser un état des lieux de sortie, documenter les dommages au logement et préparer un recours devant le Tribunal administratif du logement lorsque la situation le justifie.
Conclusion : mieux documenter pour mieux protéger les deux parties
Après 25 ans en gestion immobilière, je demeure convaincue que la majorité des conflits peuvent être atténués lorsque les attentes sont claires et que les faits sont correctement documentés.
L’état des lieux d’un logement ne garantit pas qu’aucun désaccord ne surviendra. Il ne remplace ni le dialogue, ni la bonne foi, ni le respect des obligations de chacun.
Mais il permet de réduire considérablement les zones grises. Un état des lieux précis, illustré par des photographies et signé lorsque cela est possible protège le propriétaire contre des détériorations qui dépassent l’usure normale. Il protège également le locataire contre une réclamation portant sur un dommage qui existait avant son arrivée.
C’est cette recherche d’équité qui guide notre nouvelle méthode. Plus les choses sont claires et détaillées au départ, moins le bénéfice du doute risque de nuire injustement à l’une ou l’autre des parties au moment du départ.
